Einführung in die digitale Personalakte

Im Fokus jeder Personalabteilung stehen die Arbeitnehmer. Es braucht digitale und innovative HR-Prozesse, um Dokumente und Personalakten einfach, schnell und effizient zu verwalten. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Digitalisierung und müssen die elektronische Personalakten einführen. Alle Daten werden zentral in der digitalen Personalakte abgelegt und können von befugten Personen eingesehen und geändert werden.

Als Personalakte werden alle Urkunden und Vorgänge bezeichnet, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Die digitale Personalakte soll möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seiner dienstlichen Laufbahn Aufschluss geben.

Wir geben in unserem Workshop einen Ein- und Überblick, wie die Einführung einer elektronischen Personalakte gut gelingen kann und welche Fragen sich im Vorfeld zu stellen sind. Die Auseinandersetzung mit dem Thema befähigt Sie, eine gute Einschätzung zur Systemauswahl und den benötigten Prozessstrukturen zu erlangen.

• Der vorhandene Papier-Altakten-Bestand muss digitalisiert und in das Dokument-Management-System überführt werden
• Grundlagen zu gesetzlichen Vorgaben im Umgang mit e-Akten
• Prozesse für die automatische Zuordnung der Akten
• Erste Sicherheit im Datenschutz des Personalwesens
• Datenschutz-Routine im Personalwesen
• Welche organisatorischen, personellen und finanziellen Voraussetzungen gilt es zu berücksichtigen?
• Was ist in die e-Akte aufzunehmen?
• Wie lassen sich Sortier- und Zuordnungskriterien anpassen?
• Wie lässt sich der Datenschutz im Personalwesen umsetzen?
• Welche Geschäftsprozesse werden einbezogen?
• Wie ist die Bedienbarkeit zu gestalten (geringer Suchaufwand, einfache Bedienbarkeit …)
• Wie lässt sich Mehrarbeit vermeiden?